#100palavraspordia

#96/100 – Utiliza esta estratégia de gestão de prioridades para aumentar a tua produtividade

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Voltei ontem a refazer a minha lista de tarefas e tenho já 30 itens listados – sim, estão sempre a aumentar, não percebo bem como.

 

É muito fácil paralisar face a uma lista tão grande de coisas para fazer. Eu própria tenho momentos em que penso que é isso que me vai acontecer. Mas utilizo uma estratégia bem simples para lidar com isto e que me ajuda a focar no mais importante – e é daí que vem a lista referida acima. A chave está na gestão de prioridades, de forma a manter o foco no essencial e a aumentar a produtividade, impedindo momentos de paralisação.

 

produtividade

(créditos da imagem: Glenn Carstens-Peters)

 

A minha estratégia consiste no seguinte:

 

  • Todos os fins de semana – ao sábado ou ao domingo – re-escrevo a minha lista de tarefas. Olha para a lista da semana anterior e volto a listar todos os itens que ficaram por fazer, e acrescento qualquer nova tarefa de que me lembre. Separo as tarefas por tópicos ou projetos. Se ao longo da semana forem surgindo tarefas novas, também as acrescento à lista.

 

  • Olho para a semana que vou ter pela frente e tento ser realista em relação à quantidade de tarefas que vou conseguir despachar. Isto depende tanto do meu calendário para essa semana, como da extensão das tarefas nas quais me vou concentrar mais. Decido então quantas tarefas vou fazer na semana seguinte.

 

  • Volto a olhar para a lista e identifico os itens prioritários. Se tiver decidido despachar três tarefas nessa semana, olho para a minha lista e coloco um asterisco junto aos três itens que são mais prioritários.

 

  • Decido que não vou pegar em nenhum dos outros itens enquanto os que têm o asterisco não estiverem feitos. Por causa disto, posso tentar colocar os asteriscos em tarefas bastante distintas, para que possa alternar entre tipos de trabalho quando sentir necessidade. Por exemplo, se uma das tarefas prioritárias for mais criativa, tento escolher também uma que seja mais monótona e não tão criativa, de forma a poder fazer uma pausa alternando entre as duas.

 

  • Sempre que sinto o meu foco a começar a esmorecer, a minha atenção a começar a ficar dispersa entre todas as tarefas pendentes, volto a olhar para a lista e a focar nos ietns com asterisco. Volto a dizer a mim próprio que tenho de me focar numa coisa de cada vez (ou duas, vá) e que não adianta estar a pensar nas restantes tarefas enquanto aquelas não estiverem concluídas.

 

Tenho um caderno dedicado apenas a estas listas. É um processo muito simples mas que ajuda imenso. Por um lado, ajuda a manter o foco e a gerir prioridades, levando ao aumento da produtividade, e por outro lado, não deixa cair no esquecimento todas as outras tarefas que eventualmente também vão ter de ser feitas. Se também se costumam perder no meio de todas as coisas que têm para fazer, convido-vos a experimentar este sistema. Vão ver que vai ajudar bastante.

 

 

(Podem ver aqui como este desafio começou)

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