Motivação e Mudança Mudar de vida

7 Estratégias para uma melhor gestão de tempo

tempo

 

Hoje em dia temos vidas cada vez mais ocupadas. Parece até que se tornou um motivo de orgulho poder dizer “Ando tão ocupada/o, não tenho tempo para nada”. Quanto a mim (e não sou a única), esta é uma maneira errada de se viver (apesar de também eu dizer o mesmo muitas mais vezes do que gostaria). As horas passadas no trabalho são quase sempre mais do que era suposto, o tempo perdido no trânsito é cada vez mais, chegando a casa ainda há um montão de coisas para fazer, pôr roupa a lavar, apanhar e dobrar a que já está seca, dar uma arrumadela à cozinha (muitas vezes arrumar a louça que ficou de véspera), preparar o jantar e muitas vezes o almoço do dia seguinte. Depois há as restantes atividades: ir ao ginásio ou dar uma corrida ou fazer uma caminhada, passear o cão, ir ao supermercado, entre um oceano de muitas outras coisas.

 

E no meio de tudo isto, onde arranjamos tempo para nós? Para simplesmente estarmos, para fazermos o que gostamos e nos faz bem, para relaxarmos e para trabalhar nos nosso projetos pessoais? Desde que comecei a escrever o meu livro que me deparo muito mais com esta dificuldade. Um livro demora muito tempo a escrever, exige muito trabalho, não é uma coisa que se faça do pé para a mão. E onde e como vou conseguir encontrar esse tempo? Ao início não foi fácil, aliás, a primeira vez que comecei a escrever um livro (há cerca de um ano) acabei por desistir ao fim de uns dois meses porque achava que não tinha tempo para o fazer. Felizmente entretanto apercebi-me que quando queremos realmente algo, então nada nos vai impedir de o conseguir. Comecei a olhar para a minha vida e a ver onde podia encontrar algum tempo e estabeleci uma estratégia e um plano para o projeto do meu livro (assim como para este blog, que também exige bastante do meu tempo).

 

E é assim que hoje reúno neste post as 7 melhores estratégias que consegui encontrar até agora para ter tempo para fazer aquilo que realmente quero. Espero que vos seja útil.

 

1 – Reduzir o tempo nas redes sociais

tempo

 

Contra mim falo, que escrevo num blog e tenho uma página no Facebook, mas se realmente precisam de mais tempo para fazer algo, então este deverá ser o primeiro sítio a sofrer o corte. Pensem bem: se têm um objetivo a cumprir, quer seja escrever um livro, ir ao ginásio ou simplesmente caminhar mais, fazer artesanato para vender na feira ao fim de semana, o que quer que seja, e se realmente querem cumprir esse objetivo, então passar 10 minutos a fazer scroll no Facebook não é uma perda de tempo total?

 

Por vezes faço isso e ao fim de um par de minutos sinto-me completamente estupidificada. Penso “Isto vai contribuir para que o meu livro esteja um dia nas livrarias? Faz com que eu escreva melhor e mais rápido? Com que consiga angariar potenciais leitores?” E a resposta a todas estas perguntas é: não. Então é uma perda de tempo. Quem diz Facebook podia dizer Instagram, Twitter, Google+ ou o que mais exista (deixo de fora o Youtube porque nesse caso pode depender muito do que estejam a ver, se for algo didático ou instrutivo para a vossa área de interesse pode até ser bastante útil e no Youtube encontra-se de tudo).

 

2 – Multitasking

Por vezes este conselho não é recomendado. Pelos vistos somos menos produtivos quando nos concentramos em mais do que uma coisa ao mesmo tempo e eu concordo com isso. Penso que quando temos uma tarefa em mãos, seja algo no trabalho, escrever um post, fazer algo criativo, devemos focar-nos unicamente nessa tarefa.

O tipo de multitasking a que me refiro é ligeiramente diferente. Estou a referir-me a aproveitar o tempo que temos de dispender com tarefas que são inevitáveis (arrumar a casa, preparar o jantar, conduzir/andar de um lado para o outro, etc.) para apreendermos informação. De preferência, informação que nos seja útil. Neste ponto, as minhas recomendações vão para ouvir podcasts e audiobooks. Estas são neste momento duas das minhas ferramentas preferidas. Ouço podcasts e audiobooks quando estou a conduzir, a fazer o jantar, a arrumar a cozinha ou a casa, a apanhar e estender roupa, quando vou caminhar, correr ou ao ginásio. Basicamente, em qualquer tarefa que não exija grande esforço mental e que me permita estar a ouvir algo, vão encontrar-me invariavelmente a ouvir um episódio de um podcast ou um audiobook. Felizmente, tenho um namorado espetacular que quando eu fiz anos me ofereceu uma subscrição de um ano da Audible, com direito a um livro por mês (basicamente ofereceu-me 12 livros, obrigada R.!) mas os podcasts são grátis! E há tantos tão bons e tão informativos, sobre os mais variados tópicos que aposto que quase toda a gente consegue encontrar alguns que lhe interessem (eu, infelizmente, já encontrei demasiados e começo a ter de ser seletiva porque já não tenho tempo de os ouvir a todos).

3 – Deitar mais cedo e acordar mais cedo (ou deitar mais tarde e acordar mais tarde)

tempo

 

Esta dica pode parecer contraditória mas eu passo a explicar: façam o que funciona melhor para vocês, mas quer seja ao início ou ao final do dia, arranjem um período de tempo fixo para trabalharem naquilo que querem.

 

O meu exemplo: tenho um trabalho super exigente durante o dia e chego ao final do dia completamente exausta. Se chegar a casa à noite e tentar trabalhar no meu livro, já sei que nada vai acontecer. Não vou ser produtiva. Talvez me consiga concentrar por uns 10 ou 20 minutos mas não mais do que isso. Além disso, toda a vida funcionei melhor de manhã. Nunca tive problemas em acordar cedo e quando estudava preferia continuar a usar o despertador nas épocas de exames, por exemplo, e começar cedo a estudar, para poder parar por volta das 18:00 sempre que possível, quando a minha cabeça deixava de funcionar muito bem. Nunca fui de fazer noitadas para estudar.

 

Com o meu livro, a minha estratégia atual consiste em acordar às 5:00 todos os dias. A primeira meia hora é para acordar, despachar necessidades fisiológicas, beber um copo de água e fazer café, ver o e-mail pessoal (nem pensar em ver o de trabalho tão cedo!) e passar pelo Facebook (só para ver se há notificações ou mensagens, nem sequer olho para a wall). Às 5:30 começo a escrever, e tenho cerca de uma hora e meia útil até ter de me ir preparar para ir trabalhar. Durante esse período de tempo consigo fazer imenso trabalho, tanto para o livro como para o blog, e fica despachadinho logo de manhã. Claro que para isto acontecer, também há que deitar cedo. O meu objetivo é estar na cama às 21:30. Às vezes porto-me melhor, outras vezes falho neste objetivo, é ainda um hábito que estou a tentar estabelecer, mas já sei que se passar uns dias seguidos a deitar-me mais tarde do que devia, eventualmente acaba por chegar um dia em que o despertador toca e eu continuo a dormir. Isto não é nada típico em mim, mas quando não sou eficiente a cumprir a hora de deitar, acaba por acontecer uma vez ou outra.

 

A chave aqui, como em tudo, é fazer o que funciona para vocês. Se forem daquelas pessoas que têm imensa dificuldade em acordar cedo (que as há), então façam por minimizar a vossa rotina de manhã, de forma a poderem acordar um pouco mais tarde e fiquem a trabalhar nos vossos projectos um pouco até mais tarde na noite anterior. O único objetivo é mesmo alocar um período de tempo específico para se focarem no vossos objetivos. Se ficarem à espera que esse tempo surja por si, isso não vai acontecer, têm de ser vocês a reservar aquele bloco de tempo para isso.

 

Uma última achega relativamente a este tópico: a forma mais fácil de o vosso organismo se adaptar totalmente a um dado horário de dormir é manter aproximadamente o mesmo horário ao fim de semana. Segundo o conselho do Dr. Michael Breus, tentem ao fim de semana não se desviarem mais do que uma hora do horário da semana. Sei que às vezes pode implicar não ir a uma saída com amigos ou ver um filme ao cinema, mas convém mesmo apenas fazê-lo como excepção, ou então voltarem para casa mais cedo em vez de ficarem até às tantas, ou tentem ir à sessão do final da tarde em vez da noite. Se realmente quiserem trabalhar nos vossos projetos e cumprir os vossos objetivos, terão mesmo de fazer alguns sacrifícios, mas em algumas das situações consegue-se arranjar alternativas.

 

4 – Planear, planear, planear!

tempo

 

Comecei a escrever há cerca de um ano. Durante meses não planeei nada, simplesmente sentava-me em frente ao computador quando tinha tempo e escrevia. O resultado foi o seguinte: nada.

 

Houve aqui dois problemas. Um deles já referi no ponto 3: o tempo não vai aparecer por magia, temos de ser nós a estabelecer um período de tempo específico para trabalhar. O outro problema foi a falta de um plano. Sem um plano previamente definido é muito mais complicado sentarmo-nos e começarmos a trabalhar. Em primeiro lugar é desmotivante. O facto de não sabermos exatamente o que temos de fazer a seguir torna muito mais fácil que descartemos o bocadinho que temos de tempo e nem sequer comecemos a trabalhar. Depois, se ainda assim formos insistentes e nos sentarmos a trabalhar, ainda vamos perder tempo a pensar no que temos de fazer a seguir, e com a pressa de arrancar podemos nem sequer começar a fazer a coisa certa, acabando por transformar o nosso trabalho numa grande confusão que nos desmotiva ainda mais.

 

Neste momento tenho um plano muito bem definido, tanto para o blog como para o livro. Sei exatamente quais os posts que vou publicar no blog até meio de Janeiro. Não quer isto dizer que se surgir um assunto novo sobre o qual queira escrever não o vá fazer. É essa a vantagem dos planos: podemos sempre mudá-los e ajustá-los. Mas quer dizer que se por acaso surgir uma meia hora que queira aproveitar para trabalhar no blog, ou então quando acordo às 5:00 para escrever, não tenho de perder tempo a pensar “sobre o que é que eu vou escrever agora?” Nada disso, basta olhar para o meu plano e ver o que tenho no calendário a seguir. E o mesmo vale para o livro. Tenho definidas exatamente as próximas tarefas que tenho a executar, pela ordem que tenho de as fazer, por isso quando me sento para trabalhar no livro não há sequer dúvidas relativamente ao que tenho de fazer a seguir.

 

Pode parecer estranho ao princípio mas isto ajuda mesmo. E os 5 minutos por dia que perdemos a planear as tarefas acabam por ser compensados muitas vezes com o tempo que poupamos mais tarde a executar.

 

5 – Estabelecer targets e monitorizar

Este ponto está muito associado ao anterior. Consiste apenas em definir objetivos e estabelecer um tempo limite para os alcançar. Ao executar o passo anterior, este vem quase automaticamente. Basta para cada uma das tarefas definidas no planeamento, ou pelo menos para as mais significativas, ou para um conjunto de tarefas que estejam relacionadas, definir um limite de tempo em que temos de as executar. Podemos andar para trás no tempo, começando no objetivo mais importante (por exemplo, acabar um livro) e definir uma data. Depois pensar “OK, qual é a última coisa que eu preciso de fazer para cumprir este objetivo?” Por exemplo, antes de acabar um livro tenho de o rever. Para ter tempo de rever o livro de forma a cumprir o último deadline, então tenho de acabar o primeiro rascunho na data X. E por aí fora. Este exemplo está muito simplificado, para terminar um livro são necessários muitos mais passos intermédios, mas penso que dá para compreender a ideia.

 

Apesar de estas datas impostas serem meramente internas (normalmente em projetos pessoais não temos pessoas externas a imporem-nos prazos), o importante é que os levemos mesmo a sério. É também importante que consigamos reconhecer a nossa realidade antes de começarmos a impor prazos: eu sei que tenho de manter o meu emprego principal, por isso não é realista impor um período de 2 meses como prazo para terminar o primeiro rascunho do meu livro. Se formos irrealistas com estes prazos, a única consequência é que vamos estar constantemente a falhá-los, vamos perder a confiança em nós próprios e vamos começar a descartar à priori os nossos prazos internos. Assim, é importante que estes prazos auto-impostos sejam realistas mas que representem um pequeno desafio a nós próprios. Não podem ser demasiado apertados para não estarmos constantemente a falhar, mas também não podem ser demasiado alargados ou não vamos estar a puxar por nós. Há que encontrar um meio termo que funcione para cada um.

 

6 – Aproveitar todos os bocadinhos

Por exemplo, estou agora a trabalhar neste post, tendo começado tal tarefa quando faltavam 15 minutos para ter de ir tomar banho para sair para um jantar. Já passaram 10 minutos e já escrevi mais de 400 palavras. Podia facilmente ter pensado “Oh, 15 minutos não dá para nada” e ter ido passar o tempo para o Facebook (ver dica nº 1). E é verdade, 15 minutos não é tempo suficiente para escrever um post inteiro (pode ser, dependendo do post, mas não este). Mas quem disse que quando nos sentamos a fazer algo temos de o fazer até ao fim? Daqui a 4 minutos vou ter de interromper o que estou a fazer e este post não vai ficar completo, mas amanhã, quando voltar a ele já vou ter mais de 500 palavras escritas. Vou conseguir terminá-lo 15 minutos mais cedo do que se não estivesse a trabalhar nele agora. Muitas vezes temos a mania (desculpem mas é mesmo uma mania) que para fazer um bom trabalho em algo temos de estar meia hora ou uma hora, ou duas ou três, completamente concentrados nessa tarefa. Ora isto não podia estar mais longe da verdade. Se eu fosse estar à espera de ter uma hora disponível para escrever um capítulo do meu livro, nem daqui a 3 anos o livro estaria escrito. Todos os bocadinhos ajudam, nem que sejam só 5 minutos.

 

6b – Ter uma lista de mini-tarefas

tempo

 

Considero esta dica uma alínea da anterior e depende muito do tipo de projetos que estejamos a desenvolver. Por exemplo, não costumo aplicar esta estratégia na minha escrita porque vejo a escrita como um ato mais contínuo (dá sempre para aproveitar 5 minutos) mas implemento isto no meu trabalho principal. Consiste em manter uma lista, ao lado da nossa lista de tarefas, que consiste em tarefas que podem ser feitas em 5 minutos ou menos (ou 10 minutos, ou ambos). Imaginem que tenho uma reunião das 14:00 às 15:00 e outra a iniciar às 15:00 (acontece muitas vezes, temos demasiadas reuniões). Agora imaginem que a reunião que termina às 15:00 é mais curta e acaba 5 ou 10 minutos mais cedo. Ora é muito fácil de pensar “Daqui a 5 minutos já tenho de ir para outra reunião, por isso não vale a pena começar a fazer nada.” Se tivermos uma lista de coisas que temos de fazer e que demoram apenas 5 minutos, quando surgirem esses intervalos de 5 minutos basta irmos consultar essa lista e escolhermos uma tarefa para despachar. Reduzimos a nossa lista de tarefas e não perdemos tempo. Devo reconhecer: esta ideia não é original. É apresentada no guia de gestão de tempo “Getting things done” (GTD). Ainda não li mas já ouvi alguns episódios do respetivo podcast e recomendo a quem tenha interesse neste tema.

 

7 – Pedir ajuda

Não nos armemos em super-heróis ou super-guerreiros. O tempo é finito, as coisas que temos para fazer são muitas, os empregos de hoje em dia são muito exigentes, e se a par de tudo isto ainda tivermos um projeto pessoal que queremos executar, então algo tem de ceder. Peçam ajuda. Se puderem contratem alguém que vos arrume a casa. Falem com as vossas famílias para que eles percebam que isto é importante para vocês e que precisam de tempo para realizarem o vosso sonho. De certeza que eles vão compreender e ajudar. Qualquer tarefa que consigam e queiram delegar, façam-no.

 

 

E para já é isto. Ficam as minhas dicas de gestão de tempo para quem as quiser aproveitar. Não é uma lista exaustiva, são apenas os passos que tenho vindo a dar para ter mais tempo a dedicar ao meu sonho. Se também vocês tiverem um sonho, não adiem mais. Não esperam pela altura ideal ou pela altura em que vão ter mais tempo disponível porque essa altura não vai chegar. Se não forem vocês a dar os passos para tornarem o vosso sonho realidade, ninguém mais o vai fazer.

 

Queria só dar uma palavra a um grupo de pessoas ao qual não pertenço: pessoas com filhos. Saibam que têm a minha admiração total e que não sei como conseguem. Estou convencida que se tivesse filhos não conseguiria pôr em prática nem metade do que está escrito aqui em cima. Por isso os meus parabéns a todos os pais que ainda assim conseguem trabalhar em realizar os seus sonhos (e o vosso sonho pode muito bem ser isso mesmo: ter filhos e cuidar deles). Pode ser que quando eu própria tiver filhos reveja esta lista e dê novas dicas adequadas à situação. Até lá, sei que tenho a minha vida muito facilitada em relação a alguns de vocês.

 

Uma última palavra de agradecimento ao meu R., que me apoia em tudo, que me ajuda tanto e me permite ter tempo para dedicar ao meu sonho. És o maior!

 

E vocês, têm mais alguma estratégia? Estou sempre à procura de novas formas de otimizar o meu tempo por isso sugestões novas são sempre bem-vindas.

You Might Also Like

No Comments

    Leave a Reply

    %d bloggers like this: